このブログのアクセス解析をしていると、長期的に地味に閲覧が多いのが、提案書の作り方についてだったりします。そこで、ちょっとしたTips(ヒント的小技情報)として、提案書におけるパワーポイント(.pptx)の使い方を4つ程ご紹介します。特にWeb商談が続く昨今において、セールス方法は大事ですので是非ご参考ください。
尚、この情報は既にツイートした内容を文章化しています。

資料を綺麗に見せたければ上下左右の余白に注意

まずは下記をご覧ください。どちらの方が見やすいでしょうか。

まぁ、下の方が見やすいですよね。
余白による均衡は無意識的なストレスを感じにくいですし、中央にバランス良く寄せることで目を動かす距離も短くなります。無意識的なストレスによる無意識的な不快感もなくなるため、相手は「読みやすい」という風に感じ、さらに言えばそれが「分かりやすい」に繋がり、企画や提案内容をスムーズに受けやすくなるのです。配置ひとつで無意識的に受け入れやすくなってくれるなら、安いもんですよね。
上下左右の余白には充分注意しながら資料作成を行うようにしましょう。

読みだけになる口語体は使わない

読めば良いだけの資料作成は極力避けましょう。読めば良いだけの資料が続けば、相手はそれに飽きてしまい、ページを先に進めたり、内容を頭に入れなくなってしまいます。口数が無駄に多い提案は、コンセプトにモザイク加工を施すようなものです。具体的な改善例を以下にご紹介します。

“文章を書く”というイメージよりも、“言葉を記号化する”というイメージで資料作成した方が簡潔で分かりやすくなるかもしれません。

1ページで言いたいことを1つにまとめる

ありがちなのは、1枚のパワーポイントの中で複数言いたいことを詰め込んだり、「○○が■■。だけど、▲▲が□□」みたいな感じで妙な捻りが生じたりするケースです。これは、「言いたいことをとにかく伝えなきゃ」と思い込む人が作る資料にありがちです。これは相手の脳みそを疲弊させるので好ましくありません。複数の言いたいことをまとめて1つにして1ページを作ったほうが簡潔で、相手の脳みそに留まります。

上記のようにすることで図や比較表は1つで済み、また、回りくどく伝えることなく簡潔に言いたいことだけをピックアップして伝えられます。

Web会議資料にする場合は文字と枚数を贅沢に使う

Web会議においては、資料の共有時に3分以上同じ画面を見せ続けていると相手は飽きる、という印象を受けます。しかも、発信者側は自分が資料を見ながら説明しているため、相手の表情を見ていません。また、Web会議なので空気感も伝わってきません。そんな中、独りでしゃべり続けていても…提案や検討どころじゃありませんよね。
Web商談時は、言いたいことを印象付けるためにも、相手を飽きさせないためにも、文字の大きさや資料枚数は贅沢に使うようにしましょう。

ページをこまめに切り替えることで、テンポ良く相手の脳みそに入っていくことでしょう。ただし、頻繁にページが切り替わると忙しなくなってしまい、逆に疲れてしまいますので良くありません。適切な時間とタイミングを話し方に合わせて自分なりに追求してみて、心地良さを研究してみてください。

資料ひとつとってもセールスに最適な方法を

いかがでしたでしょうか？
今回は4つの切り口だけでしたが、実は私はこんなTipsを何十も持っています。ひとつひとつの実践と経験を経て自然と身に付きました。これからもこういうノウハウは適時ご紹介していきたいと思います。ちなみに、今私のTwitterでは、こういった情報をSEO、マーケティング、事業、Webサイト、コンバージョン、等の視点から不定期で投稿していますので、宜しければ是非覗いてみてくださいませ。

提案時のパワポ活用法

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